El modulo de captura utilizado para el escaneo de la documentación permite utilizar el scanner más conveniente para las necesidades funcionales del proyecto. El modulo de administración asignará a la estación de trabajo encargada de esta actividad el primer lote que esté en condiciones de ser digitalizado identificado por la clave primaria. El personal tomará el sobre contenedor y procederá a digitalizar ambas carillas de cada hoja, incluida la caratula de dicho sobre y manteniendo el orden interno de las hojas. El orden también se mantendrá en el legajo digital. Se utilizaran scanners con los que sea posible digitalizar hojas de varios grosores, aún deterioradas o húmedas sin peligro de dañarlas. El operador que escanea deberá controlar la calidad de las imágenes escaneadas pudiendo re-escanearlas si fuera necesario. El procesamiento que se aplicará a las imágenes será el siguiente:

Enderezar: Debido a la alimentación mecánica del scanner, los documentos se pueden torcer durante el escaneo y quedar desalineados. Este proceso corrige la alineación de la imagen en base a su contenido, haciendo por ejemplo, que los renglones de texto queden horizontales. De esta manera la legibilidad se ve mejorada.

Remover los bordes negros: Los bordes de las imágenes pequeñas pueden aparecer negros debido a las bandas de transporte negras del scanner. Este proceso elimina esos bordes negros sin recortar ninguna parte de la imagen. De esta manera se mejora el aspecto de la imagen y se reduce el tamaño final de la misma

Remover puntos: A veces aparecen puntos negros ensuciando zonas blancas de la imagen. Estos puntos no forman parte de la imagen real, sino que se pueden producir por defectos en el papel, etc. Este proceso elimina estos puntos, hasta un tamaño configurable, sin dañar el resto de la imagen. De esta manera se mejora la legibilidad y el aspecto general de la imagen.

Filtros: Los filtros mejoran la imagen en general. Se aplicarán para suavizar los caracteres y eliminar el ruido de fondo, preservando la imagen. De esta manera se mejora la legibilidad, el aspecto general de la imagen y se reduce el tamaño final del archivo.

En todo momento, durante el proceso de escaneo de un sobre contenedor, el sistema deberá mostrar un listado de los legajos que ya han sido escaneados, con el detalle de su contenido, cuyas imágenes pueden ser recorridas, revisadas y de ser necesario, re escaneadas, y un listado de los legajos que aún quedan pendientes. Esto facilita el control y asegura la integridad del contenido del legajo. El formato de los archivos generados previo a la incorporación de la imagen a la base de datos documental deberá ser searchable PDF. A partir de este momento, el circuito de las actividades se bifurca: por un lado se continúa el proceso de las imágenes y sus datos, y por el otro, el de los documentos en papel.